В любой команде, даже самой «перспективной и развивающейся», случаются такие периоды. Как метко выразился наш директор, унылое болото. Иногда – рраз! булькнет что-то и снова затихает. Вроде бы люди те же, цели прежние, а почему-то не работается.
Чтобы скорее очнуться после новогодних каникул, мы решили воспользоваться советом коллег из компании Sibirix.ru – проводить регулярные пятничные планерки-ретроспективы. Вот как это было.
Зачем это нам?
Суть действа – вспомнить и озвучить все, что произошло за неделю, хорошего и плохого. А потом выдвинуть идеи, как хорошее масштабировать до лучшего и устранить плохое. По результатам обзора с мозговым штурмом составляется список задач и ответственных лиц по каждой задаче.
Мы вроде и без планерок раньше жили не тужили, но уже по результатам первых двух встреч у доски можем резюмировать: ретроспектива значительно повышает эффективность работы всех сотрудников. А еще позволяет сдвинуть с мертвой точки груду важных, но несрочных дел. А еще – наконец-то собраться вместе и поделиться личными достижениями друг с другом.
Как это происходит?
Для планерки необходим следующий инвентарь:
- доска, 1 шт.;
- стикеры или цветные бумажки для записей с кнопками (сколько есть в наличии);
- ручка, 1 шт.;
- модератор, 1 шт.;
- сотрудники, все, сколько есть в наличии;
- места для сидения сотрудников (желательно в кабинете, максимально располагающем к приятной беседе и диалогам – у нас это, как ни странно, оказался кабинет айтишников).
Доска делится на четыре фрагмента. Верхний левый угол – для положительных достижений за неделю. Верхний правый вмещает в себя весь негатив. Нижний левый предназначен для свежих идей, а нижний правый – для списка задач на следующую неделю. Мы использовали для каждого типа записей бумажки разного цвета, но это не принципиально.
Перед началом планерки важно обсужить хронометраж (например, максимум 1 час) и поручить модератору следить за регламентом. Модератор вообще важная фигура. Он фиксирует записи на стикерах, лепит их на доску, пресекает оффтопы, разнимает дерущихся… Словом, без него никуда.
Итак, первые 10–15 минут перечисляем, какие мы молодцы и сколько хорошего сделали за неделю (оцениваем в целом пользу для отдела и компании, не касаясь конкретных задач по проектам). Затем переходим к разделу минусов, там тоже задерживаемся максимум на 15 минут.
Следующий этап – генерация идей. Поначалу выдумывать на ходу казалось дико сложной штукой, но на деле большинство решений были практически очевидными. Оставалось только озвучить, записать и приклеить на доску задач.
На последнем этапе происходит раздача решений ответственным лицам. На каждом листке с идеей указывается имя ответственного, после чего листок перемещается в раздел «Решения». При этом важно соблюсти баланс, чтобы каждому досталось посильное количество задач на неделю и никто не ушел обделенным. Если идей слишком много, можно оставить часть из них в третьем квадрате до следующей планерки.
У нас все произошло довольно интересно: после первой планерки все радостно разошлись и на неделю про нее забыли. А на второй горестно вписывали в голубые бумажки для «минусов» невыполненные задачи. И все же после второй планерки болотце начало понемногу рассасываться. Уже приличная кучка листков перешла в пакет «Выполненное», уже интереснее стало приходить каждый день на работу, анализировать свои промахи и достижения, вычеркивать выполненное из списка задач. К третьему мероприятию мы подошли уже бодрыми и подготовленными, так что эксперимент, можно сказать, удался.
Работа над ошибками
Грабли, на которые лучше не наступать (выведено на собственном опыте):
А. Планерка не должна переходить в разряд корпоратива с шутками и болтовней, но и углубляться в детали рабочих проектов не стоит.
Б. Надо избегать разбора полетов, то есть искать решение, а не виноватых.
В. Идеи, плюсы и минусы лучше фиксировать в течение недели, а не в процессе планерки. Это значительно сэкономит время и улучшит результат.
Г. Выполнение задач надо начинать прямо с понедельника, пока не засосала текучка. Иначе очнешься только в пятницу перед новой планеркой.
Такие планерки помогают нам планомерно, методом маленьких шажков выявить и начать решать текущие вопросы и трудности, обмениваться идеями и своевременно помогать друг другу.